Iratok
Az iratok két kategóriáját különböztetjük meg: a szkennelt (digitalizált) iratokét és a fényképeket. Az iratok a tárgyak dokumentálására szolgálnak.
Iratok
Az iratoknak számos típusát különböztettük meg.
- Dokumentumok: általános, máshova nem sorolható dokumentumok, mint például a Rubik kocka világbajnokság 1982 összefoglaló jelentés (fájl: RA_D001_028.pdf)
Különleges szerepet kapnak az iratok között a fényképek, amelyek elsősorban a gyűjteményi tárgyakat, másodsorban a nagyobb dokumentumokat, például a tervrajzokat vagy plakátokat dokumentálják.
- Fényképek: általános, máshova nem sorolható dokumentumok, mint például a Dr Rubik's Magic Snake (T088/88/05628).
Iratrészek
Az iratrész egy irat (dokumentum) olyan eleme, amely önálló információtartalommal rendelkezik, és hozzájárul az irat szellemi teljességéhez. Általában egy pecsét, bélyeg, vagy más elem kinagyítása szokott lenni. Esetünkben iratrészként azonosítjuk azokat a részeket is, amelyekről nincsen teljes digitalizált állományunk, például: RA_D005_024 műszaki rajzrészlet
Iratgyűjtemények
Az iratgyűjtemények összetartozó, és egyben digitalizált iratok csoportjai. Például egy doboz irat, amelyet a fizikai tárolóhelyében talált módon egy fájlba szkenneltek, vagy Roberto Minio "My way to twist Rubik's Cube" c. kézirata és levele egyben: My Way to Twist Rubik's Cube (iratgyűjtemény).